Aktualizacja 8 października 2026
Notariusz co do zasady nie wysyła aktu notarialnego do urzędu gminy w związku z podatkiem od nieruchomości. Z urzędu składa wniosek do sądu wieczystoksięgowego, przekazuje odpis aktu staroście do ewidencji gruntów i budynków oraz rozlicza podatek PCC z urzędem skarbowym. Gminę zawiadamia w szczególnych przypadkach, np. gdy przysługuje jej prawo pierwokupu. Nabywca musi więc sam złożyć w urzędzie gminy informację o nieruchomości (IN-1) w ciągu 14 dni od zakupu, niezależnie od czynności wykonanych przez notariusza (gov.pl).
Poradnik jest przeznaczony dla osób, które kupiły, sprzedały, otrzymały w darowiźnie lub odziedziczyły dom, mieszkanie albo działkę. Wyjaśniamy, gdzie trafia akt notarialny, kiedy notariusz zawiadamia gminę, jakie formalności pozostają po stronie nowego właściciela i na co uważać po transakcji.
Czy notariusz wysyła akt notarialny do urzędu gminy?
Przy typowej sprzedaży mieszkania lub domu notariusz nie ma ogólnego obowiązku przesyłania aktu notarialnego do urzędu gminy po to, aby naliczono podatek od nieruchomości. Prawo o notariacie przewiduje, że wypisy aktu otrzymują przede wszystkim strony, a urzędom przekazuje się je wtedy, gdy obowiązek taki wynika z konkretnego przepisu.
Dotyczy to m.in. sądu prowadzącego księgę wieczystą, starosty prowadzącego ewidencję gruntów i budynków, urzędu skarbowego, a w określonych przypadkach również gminy jako podmiotu uprawnionego do pierwokupu. Zgłoszenie nieruchomości do opodatkowania nie należy jednak do tych czynności.
Gmina może uzyskać informację o zmianie właściciela z innych źródeł, np. z ewidencji gruntów i budynków. Nie zwalnia to nabywcy z obowiązku złożenia dokumentów. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych nakłada na osobę fizyczną obowiązek przekazania informacji o nieruchomości w ciągu 14 dni od zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego, czyli zazwyczaj od podpisania aktu.
Skąd bierze się przekonanie, że „notariusz wszystko zgłosi”?
Po podpisaniu aktu notariusz rzeczywiście wykonuje kilka czynności urzędowych. Składa wniosek o wpis do księgi wieczystej, pobiera podatek i przekazuje dokumenty do starostwa. Łatwo więc założyć, że załatwia również formalności w gminie. Część kancelarii przypomina klientom o konieczności złożenia IN-1, ale samo zgłoszenie podatkowe pozostaje po stronie nowego właściciela.
Gdzie notariusz przesyła akt notarialny po sprzedaży nieruchomości?
Zakres czynności po podpisaniu aktu zależy od rodzaju umowy i nieruchomości. Przy sprzedaży mieszkania z księgą wieczystą albo domu z działką wygląda to zazwyczaj tak:
| Instytucja | Co otrzymuje | Podstawa i termin |
|---|---|---|
| Sąd rejonowy, wydział ksiąg wieczystych | elektroniczny wniosek o wpis z aktem | Prawo o notariacie, art. 92 § 4: nie później niż w dniu sporządzenia aktu |
| Starosta (ewidencja gruntów i budynków) | odpis aktu przenoszącego własność lub prawa do nieruchomości | Prawo geodezyjne i kartograficzne, art. 23: w ciągu 14 dni od dnia, w którym akt wywołuje skutki prawne |
| Urząd skarbowy | podatek PCC pobrany przez notariusza jako płatnika i deklaracja ( podatki.gov.pl ) | ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych |
| Gmina | zawiadomienie o treści umowy | tylko gdy gminie przysługuje prawo pierwokupu |
| Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa | zawiadomienie o umowie | przy sprzedaży nieruchomości rolnych objętych prawem pierwokupu KOWR |
Starosta wykorzystuje odpis aktu do aktualizacji ewidencji gruntów i budynków oraz prowadzenia rejestru cen nieruchomości. Jeśli zmiana właściciela wynika z umowy zawartej u notariusza, nabywca nie musi zgłaszać jej w ewidencji samodzielnie. Inaczej może być przy zmianach niewynikających z aktu, np. po wybudowaniu nowego budynku, kiedy aktualizację ewidencji przeprowadza się na podstawie innych dokumentów.
Osobne zasady dotyczą nieruchomości, których użytkowanie wieczyste zostało przekształcone we własność. Jeśli właściciel sprzedaje taką nieruchomość przed upływem 5 lat od przekształcenia, notariusz przesyła wypis aktu organowi, który wydał decyzję o przekształceniu (art. 92 § 6 Prawa o notariacie).
Wypis aktu – ile egzemplarzy dostajesz i do czego służą?
Oryginał aktu notarialnego, czyli minuta, pozostaje w kancelarii. Strony otrzymują wypisy, które mają moc prawną oryginału. Przy sprzedaży kupujący i sprzedający zazwyczaj otrzymują po jednym egzemplarzu. Dodatkowe można zamówić np. dla banku, wspólnoty mieszkaniowej czy urzędu gminy. Wypisy są płatne według stawek za stronę, dlatego dobrze od razu ustalić, ile będzie potrzebnych.
Notariusz nie zawiadamia także wspólnoty mieszkaniowej ani spółdzielni o zmianie właściciela. Kopię aktu lub wypis przekazuje zarządcy nowy właściciel, aby czynsz i zaliczki były rozliczane na właściwą osobę.
Jak długo trwa wpis do księgi wieczystej?
Wniosek o wpis notariusz składa elektronicznie najpóźniej w dniu podpisania aktu, natomiast sam wpis wykonuje sąd. Czas oczekiwania zależy od obciążenia konkretnego wydziału ksiąg wieczystych i może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy. Aktualny czas najlepiej sprawdzić w swoim sądzie. Do momentu rozpatrzenia sprawy w księdze widnieje wzmianka o złożonym wniosku.
Kiedy notariusz zawiadamia gminę? Prawo pierwokupu
Notariusz przekazuje gminie informację przede wszystkim wtedy, gdy przysługuje jej prawo pierwokupu na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami. Może to dotyczyć sprzedaży:
- niezabudowanej nieruchomości nabytej wcześniej od Skarbu Państwa lub gminy,
- prawa użytkowania wieczystego takiej nieruchomości,
- nieruchomości przeznaczonych w planie miejscowym na cele publiczne lub objętych decyzją o lokalizacji inwestycji celu publicznego,
- nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków lub położonych na obszarach objętych szczególnymi programami, np. rewitalizacji.
Strony zawierają wtedy umowę warunkową, a notariusz niezwłocznie zawiadamia wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o jej treści. Gmina ma określony czas na podjęcie decyzji, zwykle miesiąc od zawiadomienia. Termin warto potwierdzić w obowiązujących przepisach. Jeśli gmina nie skorzysta z prawa pierwokupu, strony podpisują umowę przenoszącą własność.
Podobna procedura obowiązuje przy prawie pierwokupu KOWR dotyczącym nieruchomości rolnych. Zawiadomienie służy jednak realizacji prawa pierwokupu, a nie naliczeniu podatku od nieruchomości.
Przykład z praktyki
Pan Marek kupuje niezabudowaną działkę, którą sprzedający nabył wcześniej od gminy. Notariusz sporządza umowę warunkową i zawiadamia burmistrza. Po kilku tygodniach gmina informuje, że nie skorzysta z prawa pierwokupu. Strony podpisują umowę przenoszącą własność, a notariusz składa wniosek do księgi wieczystej i przesyła odpis aktu staroście. Pan Marek nadal musi jednak złożyć informację IN-1, ponieważ wcześniejsze zawiadomienie gminy dotyczyło prawa pierwokupu, a nie podatku od nieruchomości.
Podatek od nieruchomości po zakupie – co musisz zgłosić w gminie samodzielnie?
Zgłoszenie nieruchomości do opodatkowania należy do nowego właściciela. Osoby fizyczne składają w urzędzie gminy lub miasta informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych (IN-1), natomiast osoby prawne i firmy składają deklarację na podatek od nieruchomości.
Najważniejsze zasady:
- Termin: 14 dni od zaistnienia okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego, w praktyce zwykle od podpisania aktu notarialnego.
- Obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nabyto nieruchomość.
- Miejsce: urząd gminy właściwy dla położenia nieruchomości, a nie miejsca zamieszkania nabywcy.
- Forma: papierowo w urzędzie lub elektronicznie, jeśli gmina udostępnia taką możliwość.
- Załączniki: zwykle kopia aktu notarialnego lub jego wypis; część gmin może poprosić także o dokumenty dotyczące powierzchni, np. rzut mieszkania.
Na podstawie złożonej informacji gmina wydaje decyzję podatkową określającą wysokość podatku oraz terminy płatności. Osoba fizyczna nie wylicza podatku samodzielnie. Decyzję otrzymuje zazwyczaj pocztą albo elektronicznie.
Sprzedający powinien również złożyć korektę informacji, aby gmina zakończyła naliczanie podatku na jego nazwisko. Jego obowiązek podatkowy wygasa z końcem miesiąca, w którym doszło do sprzedaży.
Jak wypełnić informację IN-1?
Do wypełnienia formularza potrzebne są przede wszystkim dane z aktu notarialnego i dokumentów dotyczących nieruchomości. Najczęściej trzeba podać:
- dane właściciela lub współwłaścicieli oraz ich udziały w nieruchomości,
- adres nieruchomości, numer działki i numer księgi wieczystej,
- powierzchnię gruntu z podziałem na rodzaje, np. pod budynkami mieszkalnymi lub pod działalnością gospodarczą,
- powierzchnię użytkową budynku lub lokalu, obliczaną zgodnie z przepisami podatkowymi,
- informację o części nieruchomości wykorzystywanej do działalności gospodarczej,
- datę i podstawę nabycia, w tym numer repertorium aktu notarialnego.
Przy mieszkaniu w bloku podaje się powierzchnię lokalu i udział w gruncie wynikający z aktu. Jeśli nieruchomość ma kilku właścicieli, np. małżonków, w formularzu wskazuje się wszystkich współwłaścicieli, którzy odpowiadają za podatek solidarnie. To, czy wystarczy jeden wspólny formularz, czy każdy powinien złożyć własny, najlepiej potwierdzić w urzędzie gminy, ponieważ praktyka może się różnić.
Co grozi za niezłożenie informacji IN-1?
Brak informacji w terminie może zostać potraktowany jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, zależnie od okoliczności. Gmina może również ustalić podatek za zaległe okresy wraz z odsetkami. Urząd często najpierw wzywa właściciela do złożenia dokumentów, ale nie należy zakładać, że zawsze tak będzie. Zaległości mogą narastać przez lata, zwłaszcza przy działkach i budynkach używanych sporadycznie.
Przykład: zakup mieszkania w połowie miesiąca
Pani Anna podpisuje akt kupna mieszkania 18 marca. Informację IN-1 powinna złożyć najpóźniej 1 kwietnia. Obowiązek podatkowy powstanie od 1 kwietnia, dlatego podatek za marzec zapłaci jeszcze sprzedający. Gmina wyda pani Annie decyzję obejmującą pozostałe miesiące roku.
Jakie inne formalności po akcie notarialnym należą do kupującego i sprzedającego?
Podatek od nieruchomości nie jest jedyną sprawą, której nie załatwia notariusz.
Po stronie kupującego:
- deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami w gminie, zwykle w ciągu 14 dni od zamieszkania lub powstania obowiązku,
- przepisanie umów na media: prąd, gaz, wodę, internet, ze spisaniem stanów liczników w protokole zdawczo-odbiorczym,
- zgłoszenie we wspólnocie mieszkaniowej lub spółdzielni, aby zaliczki i czynsz były naliczane nowemu właścicielowi,
- ubezpieczenie nieruchomości, często wymagane przez bank przy kredycie hipotecznym,
- zameldowanie, jeśli nowy właściciel zamierza tam mieszkać,
- sprawdzenie księgi wieczystej po kilku tygodniach, aby upewnić się, że wniosek został rozpatrzony, a dane wpisano prawidłowo.
Po stronie sprzedającego:
- korekta informacji podatkowej w gminie,
- wypowiedzenie lub przepisanie umów na media i usługi,
- rozliczenie z urzędem skarbowym, jeśli sprzedaż nastąpiła przed upływem 5 lat od końca roku nabycia lub wybudowania; wtedy sprzedający składa zeznanie PIT-39 do końca kwietnia następnego roku,
- wymeldowanie i aktualizacja adresu w urzędach, bankach i u pracodawcy.
Darowizna, spadek i mieszkanie spółdzielcze – czy zasady są takie same?
Ogólna zasada pozostaje podobna, ale zakres formalności zależy od sposobu nabycia nieruchomości.
Darowizna. Notariusz przesyła odpis aktu do starosty i składa wniosek do księgi wieczystej. Jeśli darowizna podlega podatkowi od spadków i darowizn, pobiera go jako płatnik. Przy darowiźnie w najbliższej rodzinie korzystającej ze zwolnienia obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego zależy od formy umowy. Najlepiej zapytać notariusza, czy w konkretnym przypadku trzeba składać formularz SD-Z2, a zasady potwierdzić w aktualnych przepisach. Obdarowany sam przekazuje do gminy informację IN-1.
Spadek. Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz przekazuje jego odpis staroście, natomiast wpis do księgi wieczystej następuje na wniosek spadkobiercy. Spadkobierca zwykle sam zgłasza nabycie spadku w urzędzie skarbowym, najczęściej w terminie 6 miesięcy, oraz składa informację IN-1 w gminie.
Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez księgi wieczystej. Notariusz nie składa w takim przypadku wniosku wieczystoksięgowego, a nabywca zgłasza zmianę w spółdzielni. Obowiązek podatkowy dotyczący gruntu i budynku często rozlicza sama spółdzielnia, jednak najlepiej potwierdzić w gminie, czy nabywca powinien składać własną informację.
Najczęstsze błędy po podpisaniu aktu notarialnego
Problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy strony zakładają, że po wizycie u notariusza wszystkie formalności urzędowe zostały już wykonane.
- Niezłożenie informacji IN-1, bo „notariusz wysłał akt”. Zaległy podatek i odsetki mogą narastać przez kilka lat.
- Złożenie informacji w gminie miejsca zamieszkania zamiast w gminie, na której terenie znajduje się nieruchomość.
- Pominięcie korekty przez sprzedającego, przez co gmina nadal wysyła mu decyzje podatkowe.
- Brak deklaracji śmieciowej, co może skończyć się naliczeniem opłaty z urzędu.
- Niesprawdzenie księgi wieczystej po kilku tygodniach, mimo że błędy we wpisie łatwiej wychwycić i poprawić od razu.
- Pominięcie PIT-39 przy sprzedaży przed upływem 5 lat, także wtedy, gdy sprzedający korzysta z ulgi mieszkaniowej i ostatecznie nie zapłaci podatku.
Przy podpisywaniu aktu można poprosić notariusza o wskazanie czynności wykonywanych przez kancelarię i od razu zapisać terminy pozostałych obowiązków, w szczególności 14 dni na IN-1 oraz formalności dotyczące odpadów i wspólnoty, a w przypadku PIT-39 termin przypadający na koniec kwietnia.
Czy notariusz wysyła akt notarialny do urzędu gminy? Tak, ale tylko w określonych sytuacjach, np. związanych z prawem pierwokupu. Nie zastępuje to zgłoszenia do podatku od nieruchomości. Notariusz zajmuje się m.in. księgą wieczystą, przekazaniem dokumentów do starostwa i rozliczeniem PCC, natomiast nowy właściciel sam zgłasza nieruchomość w gminie w ciągu 14 dni.
notariusz
Notariusz prowadząca indywidualną kancelarię notarialną w centrum Szczecina (ul. Piłsudskiego 20/4), należącą do Izby Notarialnej w Szczecinie. Sporządza akty notarialne dotyczące nieruchomości i darowizn, testamenty, poświadczenia podpisów oraz pełnomocnictwa.
- Strona www / portfolio
- Notariusz – Kancelaria Notarialna Natalia Oleszczuk
- Usługi notarialne
- Kancelaria Notarialna Natalia Oleszczuk – Panorama Firm (NIP 4990578555)
- Izba Notarialna w Szczecinie
- E-mail: notariusz@kancelariaoleszczuk.pl
- Telefon: +48 601 662 314
Najważniejsza informacja to chyba ta o IN-1. Łatwo założyć, że skoro notariusz załatwia księgę wieczystą i PCC, to podatek od nieruchomości również zgłosi automatycznie.
Te 14 dni po zakupie warto sobie od razu wpisać do kalendarza. Przy przeprowadzce, przepisywaniu mediów i formalnościach bankowych takie zgłoszenie do gminy łatwo przeoczyć.
Trochę dziwi mnie, że sprzedający także powinien pamiętać o korekcie informacji podatkowej. Intuicyjnie człowiek zakłada, że zmiana właściciela w ewidencji automatycznie kończy wszystkie jego obowiązki.
Dla mnie przydatne jest rozdzielenie tego, co trafia do sądu, starosty, urzędu skarbowego i gminy. Wszystkie te instytucje łatwo wrzucić do jednego worka, a obowiązki właściciela są jednak różne.
Nie jestem pewien, czy przy formularzu IN-1 warto sugerować, że gmina zwykle będzie chciała kopię aktu. Skoro praktyka urzędów może się różnić, przed kompletowaniem dokumentów sprawdziłbym wymagania konkretnego miasta lub gminy.
Przy mieszkaniu w bloku pamiętałabym jeszcze o wspólnocie albo spółdzielni. Notariusz tego nie załatwia, a bez zgłoszenia nowego właściciela późniejsze rozliczenia mogą nadal trafiać do poprzedniej osoby.
Ciekawy jest przypadek prawa pierwokupu, bo wtedy gmina rzeczywiście dostaje informację od notariusza, ale w zupełnie innym celu. To dobrze pokazuje, dlaczego samo pojawienie się aktu w urzędzie nie oznacza jeszcze załatwienia podatku od nieruchomości.
Ja po zakupie sprawdziłabym również księgę wieczystą po kilku tygodniach. Wniosek składa notariusz, ale ostateczny wpis robi sąd, więc dobrze upewnić się, że dane właściciela i nieruchomości zostały wpisane prawidłowo.
Najbardziej problematyczne wydaje mi się przekonanie, że podpisanie aktu kończy wszystkie formalności. Zostają jeszcze podatek od nieruchomości, śmieci, media, wspólnota, a czasem kwestie podatkowe po stronie sprzedającego. Dobrze byłoby mieć taką listę przygotowaną już przed wizytą u notariusza, a nie przypominać sobie o kolejnych obowiązkach po kilku miesiącach.