Aktualizacja 8 października 2026
Notariusz co do zasady nie wysyła aktu notarialnego do urzędu gminy w sprawie podatku od nieruchomości. Z urzędu składa wniosek do sądu wieczystoksięgowego, przekazuje odpis aktu staroście w związku z ewidencją gruntów i budynków oraz rozlicza podatek PCC z urzędem skarbowym. Gminę zawiadamia w szczególnych sytuacjach, np. gdy przysługuje jej prawo pierwokupu. Nabywca sam musi złożyć w urzędzie gminy informację o nieruchomości (IN-1) w ciągu 14 dni od zakupu, niezależnie od czynności wykonanych przez notariusza.
Poradnik jest przeznaczony dla osób, które kupiły, sprzedały, otrzymały w darowiźnie lub odziedziczyły dom, mieszkanie albo działkę. Wyjaśnia, gdzie trafia akt notarialny, kiedy notariusz zawiadamia gminę, jakie formalności pozostają po stronie nowego właściciela i jakich błędów unikać.
Czy notariusz wysyła akt notarialny do urzędu gminy?
W typowej sprzedaży mieszkania lub domu notariusz nie ma ogólnego obowiązku przesyłania aktu notarialnego do urzędu gminy w celu naliczenia podatku od nieruchomości. Prawo o notariacie przewiduje, że wypisy aktu wydaje się przede wszystkim stronom, a urzędom przekazuje się je wtedy, gdy wymaga tego konkretny przepis.
Takie przepisy dotyczą kilku instytucji: sądu prowadzącego księgi wieczyste, starosty prowadzącego ewidencję gruntów i budynków, urzędu skarbowego oraz, w określonych przypadkach, gminy jako podmiotu uprawnionego do pierwokupu. Nie dotyczy to zgłoszenia do podatku od nieruchomości.
Gmina może uzyskać informację o zmianie właściciela z innych źródeł, np. z ewidencji gruntów i budynków. Nie zwalnia to jednak nabywcy z jego obowiązku. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych nakłada na osobę fizyczną obowiązek złożenia informacji o nieruchomości w terminie 14 dni od zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego, czyli zwykle od podpisania aktu.
Skąd bierze się przekonanie, że „notariusz wszystko zgłosi”?
Po podpisaniu aktu notariusz rzeczywiście wykonuje kilka czynności urzędowych: składa wniosek o wpis do księgi wieczystej, pobiera podatek i wysyła dokumenty do starostwa. Stąd przekonanie, że obejmuje to również gminę. Część kancelarii informuje klientów o obowiązku złożenia IN-1, jednak samo zgłoszenie podatkowe należy do nowego właściciela.
Gdzie notariusz przesyła akt notarialny po sprzedaży nieruchomości?
Zakres czynności notariusza po podpisaniu aktu zależy od rodzaju umowy i nieruchomości. Przy sprzedaży mieszkania z księgą wieczystą lub domu z działką wygląda to zwykle tak:
| Instytucja | Co otrzymuje | Podstawa i termin |
|---|---|---|
| Sąd rejonowy, wydział ksiąg wieczystych | elektroniczny wniosek o wpis z aktem | Prawo o notariacie, art. 92 § 4: nie później niż w dniu sporządzenia aktu |
| Starosta (ewidencja gruntów i budynków) | odpis aktu przenoszącego własność lub prawa do nieruchomości | Prawo geodezyjne i kartograficzne, art. 23: w ciągu 14 dni od dnia, w którym akt wywołuje skutki prawne |
| Urząd skarbowy | podatek PCC pobrany przez notariusza jako płatnika i deklaracja | ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych |
| Gmina | zawiadomienie o treści umowy | tylko gdy gminie przysługuje prawo pierwokupu |
| Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa | zawiadomienie o umowie | przy sprzedaży nieruchomości rolnych objętych prawem pierwokupu KOWR |
Starosta wykorzystuje odpis aktu do aktualizacji ewidencji gruntów i budynków oraz prowadzenia rejestru cen nieruchomości. Nabywca nie musi samodzielnie zgłaszać zmiany właściciela w ewidencji, jeśli umowa została zawarta u notariusza. Inaczej wygląda sytuacja przy zmianach, które nie wynikają z aktu, np. po wybudowaniu nowego budynku. W takim przypadku aktualizację ewidencji inicjuje się innymi dokumentami.
Osobne zasady dotyczą nieruchomości, których użytkowanie wieczyste przekształcono we własność. Jeśli właściciel sprzedaje taką nieruchomość przed upływem 5 lat od przekształcenia, notariusz przesyła wypis aktu organowi, który wydał decyzję o przekształceniu (art. 92 § 6 Prawa o notariacie).
Wypis aktu – ile egzemplarzy dostajesz i do czego służą?
Oryginał aktu notarialnego, czyli minuta, zostaje w kancelarii. Strony otrzymują wypisy, które mają moc prawną oryginału. Przy sprzedaży kupujący i sprzedający zwykle dostają po jednym wypisie. Dodatkowe egzemplarze można zamówić np. dla banku, wspólnoty mieszkaniowej czy urzędu gminy. Każdy wypis jest płatny według stawek za stronę, dlatego liczbę potrzebnych egzemplarzy można ustalić już przy sporządzaniu aktu.
Notariusz nie informuje wspólnoty mieszkaniowej ani spółdzielni o zmianie właściciela. Kopię aktu lub wypis przekazuje zarządcy nowy właściciel, aby czynsz i zaliczki były rozliczane na właściwą osobę.
Jak długo trwa wpis do księgi wieczystej?
Notariusz składa wniosek o wpis elektronicznie najpóźniej w dniu podpisania aktu, natomiast samego wpisu dokonuje sąd. Czas oczekiwania zależy od obciążenia konkretnego wydziału ksiąg wieczystych i bywa liczony w tygodniach lub miesiącach. Aktualne terminy można sprawdzić w swoim sądzie. Do czasu wpisu w dziale II księgi widnieje wzmianka o złożonym wniosku, co chroni nabywcę.
Kiedy notariusz zawiadamia gminę? Prawo pierwokupu
Gmina otrzymuje informację od notariusza przede wszystkim wtedy, gdy przysługuje jej prawo pierwokupu na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami. Dotyczy to m.in. sprzedaży:
- niezabudowanej nieruchomości nabytej wcześniej od Skarbu Państwa lub gminy,
- prawa użytkowania wieczystego takiej nieruchomości,
- nieruchomości przeznaczonych w planie miejscowym na cele publiczne lub objętych decyzją o lokalizacji inwestycji celu publicznego,
- nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków lub położonych na obszarach objętych szczególnymi programami, np. rewitalizacji.
W takiej sytuacji strony najpierw zawierają umowę warunkową, a notariusz niezwłocznie zawiadamia wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o jej treści. Gmina ma określony czas na decyzję, zwykle miesiąc od zawiadomienia. Termin należy potwierdzić w obowiązujących przepisach. Jeśli z prawa pierwokupu nie skorzysta, strony zawierają umowę przenoszącą własność.
Podobnie działa prawo pierwokupu KOWR przy nieruchomościach rolnych. Takie zawiadomienie służy realizacji prawa pierwokupu, nie naliczeniu podatku od nieruchomości.
Przykład z praktyki
Pan Marek kupuje niezabudowaną działkę, którą sprzedający nabył wcześniej od gminy. Notariusz sporządza umowę warunkową i zawiadamia burmistrza. Po kilku tygodniach gmina informuje, że nie skorzysta z prawa pierwokupu. Strony podpisują umowę przenoszącą własność, a notariusz wysyła wniosek do księgi wieczystej i odpis aktu do starosty. Mimo wcześniejszej korespondencji z gminą pan Marek nadal musi złożyć informację IN-1, ponieważ zawiadomienie o pierwokupie nie jest zgłoszeniem podatkowym.
Podatek od nieruchomości po zakupie – co musisz zgłosić w gminie samodzielnie?
Obowiązek zgłoszenia nieruchomości do opodatkowania spoczywa na nowym właścicielu. Osoby fizyczne składają w urzędzie gminy lub miasta informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych (IN-1), natomiast osoby prawne i firmy składają deklarację na podatek od nieruchomości.
Najważniejsze zasady:
- Termin: 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego, w praktyce od podpisania aktu notarialnego.
- Obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nabyto nieruchomość.
- Miejsce: urząd gminy właściwy ze względu na położenie nieruchomości, a nie miejsce zamieszkania nabywcy.
- Forma: papierowo w urzędzie lub elektronicznie, jeśli gmina to umożliwia.
- Załączniki: zwykle kopia aktu notarialnego lub jego wypis; część gmin prosi też o dokumenty dotyczące powierzchni, np. rzut mieszkania.
Na podstawie informacji gmina wydaje decyzję podatkową określającą kwotę podatku i terminy płatności. Osoby fizyczne nie obliczają podatku samodzielnie. Decyzja przychodzi zwykle pocztą lub elektronicznie.
Sprzedający również powinien złożyć korektę informacji, aby gmina wygasiła jego obowiązek podatkowy. Wygasa on z końcem miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.
Jak wypełnić informację IN-1?
Formularz IN-1 wymaga danych z aktu notarialnego i dokumentów technicznych. Najczęściej trzeba podać:
- dane właściciela lub współwłaścicieli oraz udziały w nieruchomości,
- adres nieruchomości, numer działki i numer księgi wieczystej,
- powierzchnię gruntu z podziałem na rodzaje, np. pod budynkami mieszkalnymi lub pod działalnością gospodarczą,
- powierzchnię użytkową budynku lub lokalu, liczoną według przepisów podatkowych,
- informację o części nieruchomości wykorzystywanej do działalności gospodarczej,
- datę i podstawę nabycia, czyli numer repertorium aktu notarialnego.
Przy mieszkaniu w bloku podaje się powierzchnię lokalu i udział w gruncie wynikający z aktu. Jeśli nieruchomość ma kilku właścicieli, np. małżonków, w formularzu wskazuje się wszystkich współwłaścicieli, którzy odpowiadają za podatek solidarnie. To, czy wystarczy jeden wspólny formularz, czy każdy powinien złożyć własny, najlepiej potwierdzić w urzędzie gminy, ponieważ praktyka urzędów bywa różna.
Co grozi za niezłożenie informacji IN-1?
Niezłożenie informacji w terminie może zostać potraktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, zależnie od okoliczności. Gmina może też ustalić podatek za zaległe okresy wraz z odsetkami. Urzędy często najpierw wzywają do złożenia dokumentu, jednak nie należy zakładać, że tak będzie w każdym przypadku. Zaległości mogą narastać przez lata, zwłaszcza przy działkach i budynkach rzadko użytkowanych.
Przykład: zakup mieszkania w połowie miesiąca
Pani Anna podpisuje akt kupna mieszkania 18 marca. Informację IN-1 powinna złożyć najpóźniej 1 kwietnia. Obowiązek podatkowy powstaje od 1 kwietnia, więc podatek za marzec zapłaci jeszcze sprzedający. Gmina wyda pani Annie decyzję z kwotą za pozostałe miesiące roku.
Jakie inne formalności po akcie notarialnym należą do kupującego i sprzedającego?
Podatek od nieruchomości nie jest jedyną sprawą, której notariusz nie załatwi. Po podpisaniu aktu pozostają także inne formalności.
Po stronie kupującego:
- deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami w gminie, zwykle w ciągu 14 dni od zamieszkania lub powstania obowiązku,
- przepisanie umów na media: prąd, gaz, wodę, internet, ze spisaniem stanów liczników w protokole zdawczo-odbiorczym,
- zgłoszenie we wspólnocie mieszkaniowej lub spółdzielni, aby naliczanie zaliczek i czynszu odbywało się na nowego właściciela,
- ubezpieczenie nieruchomości, często wymagane przez bank przy kredycie hipotecznym,
- zameldowanie, jeśli nowy właściciel zamierza tam mieszkać,
- sprawdzenie księgi wieczystej po kilku tygodniach, czy wniosek został rozpatrzony i dane są prawidłowe.
Po stronie sprzedającego:
- korekta informacji podatkowej w gminie,
- wypowiedzenie lub przepisanie umów na media i usługi,
- rozliczenie z urzędem skarbowym, jeśli sprzedaż nastąpiła przed upływem 5 lat od końca roku nabycia lub wybudowania; wtedy sprzedający składa zeznanie PIT-39 do końca kwietnia następnego roku,
- wymeldowanie i aktualizacja adresu w urzędach, bankach i u pracodawcy.
Darowizna, spadek i mieszkanie spółdzielcze – czy zasady są takie same?
Ogólne zasady są podobne, jednak szczegóły zmieniają się w zależności od sposobu nabycia nieruchomości.
Darowizna. Notariusz przesyła odpis aktu do starosty i składa wniosek do księgi wieczystej. Jeśli darowizna podlega podatkowi od spadków i darowizn, notariusz pobiera go jako płatnik. Przy darowiźnie w najbliższej rodzinie korzystającej ze zwolnienia obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego zależy od formy umowy. Trzeba więc ustalić z notariuszem, czy w danej sytuacji konieczne jest złożenie formularza SD-Z2, a zasady potwierdzić w aktualnych przepisach. Obdarowany sam składa w gminie informację IN-1.
Spadek. Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz przekazuje jego odpis staroście, natomiast wpis do księgi wieczystej następuje na wniosek spadkobiercy. Spadkobierca zwykle sam zgłasza nabycie spadku w urzędzie skarbowym, najczęściej w terminie 6 miesięcy, oraz składa informację IN-1 w gminie.
Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez księgi wieczystej. Notariusz nie składa wtedy wniosku wieczystoksięgowego, a nabywca zgłasza zmianę w spółdzielni. Obowiązek podatkowy dotyczący gruntu i budynku często rozlicza sama spółdzielnia. To, czy nabywca musi złożyć własną informację, najlepiej potwierdzić w gminie.
Najczęstsze błędy po podpisaniu aktu notarialnego
Wiele problemów wynika z przekonania, że po wizycie u notariusza wszystkie sprawy urzędowe są już załatwione. Najczęstsze błędy to:
- Niezłożenie informacji IN-1, bo „notariusz wysłał akt”. Zaległy podatek i odsetki mogą narastać przez kilka lat.
- Złożenie informacji w gminie miejsca zamieszkania zamiast gminy, w której leży nieruchomość.
- Pominięcie korekty przez sprzedającego, przez co gmina nadal wysyła mu decyzje podatkowe.
- Brak deklaracji śmieciowej, co kończy się decyzją naliczającą opłatę z urzędu.
- Niesprawdzenie księgi wieczystej po kilku tygodniach, choć błędy we wpisie łatwiej poprawić od razu.
- Pominięcie PIT-39 przy sprzedaży przed upływem 5 lat, nawet jeśli sprzedający korzysta z ulgi mieszkaniowej i nie zapłaci podatku.
Przy podpisaniu aktu można poprosić notariusza o wskazanie czynności, które kancelaria wykona sama, a terminy pozostałych spraw zapisać w kalendarzu: 14 dni na IN-1, deklarację śmieciową i zgłoszenie we wspólnocie oraz koniec kwietnia przy PIT-39.
Notariusz wysyła akt notarialny do urzędu gminy tylko w szczególnych sytuacjach, takich jak realizacja prawa pierwokupu, a nie w celu naliczenia podatku od nieruchomości. Zajmuje się m.in. księgą wieczystą, przekazaniem dokumentów do starosty i podatkiem PCC. Zgłoszenie nieruchomości w gminie w ciągu 14 dni pozostaje obowiązkiem nowego właściciela.
notariusz
Notariusz prowadząca indywidualną kancelarię notarialną w centrum Szczecina (ul. Piłsudskiego 20/4), należącą do Izby Notarialnej w Szczecinie. Sporządza akty notarialne dotyczące nieruchomości i darowizn, testamenty, poświadczenia podpisów oraz pełnomocnictwa.
- Strona www / portfolio
- Notariusz – Kancelaria Notarialna Natalia Oleszczuk
- Usługi notarialne
- Kancelaria Notarialna Natalia Oleszczuk – Panorama Firm (NIP 4990578555)
- Izba Notarialna w Szczecinie
- E-mail: notariusz@kancelariaoleszczuk.pl
- Telefon: +48 601 662 314
Najłatwiej przeoczyć IN-1, bo po podpisaniu aktu człowiek ma wrażenie, że większość urzędowych spraw przejął już notariusz.
Przy zakupie mieszkania zrobiłabym sobie osobną listę rzeczy załatwianych przez kancelarię i tych pozostających po stronie kupującego. Gmina, wspólnota, media i odpady to kilka różnych formalności, które łatwo pomieszać.
Zastanawia mnie praktyka poszczególnych gmin przy załącznikach do IN-1. Skoro jedne mogą wymagać kopii aktu, a inne dodatkowych informacji o powierzchni, przed wizytą sprawdziłbym formularze konkretnego urzędu zamiast kompletować dokumenty na zapas.
Dobrze wiedzieć, że obowiązek podatkowy zaczyna się od kolejnego miesiąca, a nie dokładnie w dniu podpisania aktu. To porządkuje też rozliczenie między sprzedającym a kupującym.
Nie zakładałbym, że skoro gmina ma dostęp do danych z ewidencji gruntów, to można spokojnie czekać na jej wezwanie. Obowiązek zgłoszenia nadal spoczywa na właścicielu, więc lepiej zamknąć temat w terminie.
Najbardziej podoba mi się rozdzielenie zawiadomienia gminy przy prawie pierwokupu od zgłoszenia podatkowego. To są dwie zupełnie różne czynności, choć dla osoby niezajmującej się nieruchomościami mogą wyglądać podobnie. Przy okazji sprawdziłabym po kilku tygodniach księgę wieczystą i upewniła się, że również wspólnota ma już dane nowego właściciela.